歯科予約システムの活用方法!特徴と導入検討時のチェックポイント


予約システムの活用方法と導入検討のポイント

昨今、社会環境の変化や患者様のニーズにも大きな変化が起きており、予約システムを導入・検討する医院が増えてきています。今回は予約システムと紙ベースのアポイント帳との違いや、予約システムを導入することによって歯科医院内で抱える問題をどのように解決できるのか?について検証していきましょう。

一言で予約システムと言っても、デントネット・アポツールなど予約システム商品は数多く存在しており、使い勝手や機能も様々ですが、予約システムの主な機能や代表的な特徴を紹介していきましょう。

予約システムの機能と特徴!出来ることとは?
○予約受付業務の効率化と患者情報の管理

予約システムと紙のアポイント帳の違いとして、予約受付を行った情報を別の端末で即座に共有・確認できることが挙げられます。診療後の会計待ちや次回のアポイント調整などで、受付周辺が大混雑してしまい、患者さんへの応対が煩雑になってしまう、というようなご経験は多くの歯科医院様であるのではないでしょうか?

予約システムがあれば受付だけではなく、チェアサイドで予約を取ることができるので予約業務を分散し、受付周りでの患者さんの待ち時間を軽減する助けとなります。

更に患者さんの情報を細かく記録できるので、院内で情報共有をスムーズに行えます。例えば、キャンセル常習者やクレーマー気質の患者さんの情報などが事前に共有出来ていれば、スタッフさんも心の準備ができてストレスを軽減できるかもしれませんね。

誕生日月の患者さんに言「おめでとう」の言葉を添えたり、お土産を持って来てくれた患者さんが次に来院された時にお礼を伝えるなど、患者さんとのコミュニケーションを取るツールとしても有効活用することもできます。

そういった何気ないコミュニケーションの積み重ねが、医院へのロイヤリティを高めることに繫がります。実際に、患者さんの定着率を上げているという歯科医院も増えてきているようです。

○WEB予約

予約システムの機能の大きな特徴としてWEB予約があります。診療時間外の患者さんからの電話に応対しきれず、来院機会を損失しているケースは意外と多いものです。予約システムのWEB予約では、診療時間外でも予約を入れることができるため、患者さん側の利便性が高いだけでなく、歯科医院側も機会損失を減らすことができ、双方にメリットがあります。

受付で時間調整することなく、診療枠が空いている時間にアポイントが埋まってくるので、医院経営の強い味方になるのではないでしょうか。なにより昼休みの時間帯や診療後など、電話を留守番電話に設定している時間帯にもアポイントが埋まってくるのは嬉しいですね。

新患や再診・治療内容・Dr.や衛生士さんの各々の治療のスピードなどによっても、診療時間がそれぞれ違ってくるかと思いますが、ケースに応じて細かく情報を設定することができるので、アポイント枠の時間調整も問題なく行えます。

しかし、診療の予約をWEBで気軽に行える分「キャンセル率が増えるのでは?」という不安も出てくるのではないでしょうか?その点については次の項で触れていきましょう。

○キャンセル率の管理

予約のキャンセルというのは歯科医院様にとって永遠の課題で、予約キャンセルを全て無くすことはほぼ不可能と考えて頂いた方が良いでしょう。しかし、予約システムを上手に活用することによってキャンセル率を減少させることは十分にできるかと思います。

まず、キャンセルの中で最も厄介なのは無断キャンセルです。この無断キャンセルは次のように分類が出来ます。

・うっかり忘れてしまったケース
・急遽他の予定が入ってしまい医院への連絡が出来なかったケース
・医院への不満を抱えており意図的に来院しないケース

医院への不満を抱えている患者さんについては、接遇や治療レベル・クリニックの雰囲気など予約システムでは解消できない要因が考えられますが、その他のケースについては対策が可能でしょう。

予約システムでは、アポイントの1週間前や1日前など複数回に分けて患者さんへリマインドメールを送信することができるため、患者さんのうっかり忘れを防止する助けとなります。更に、システム上で自動送信の設定ができえるので、メールの送り忘れも防止することが可能です。

他の予定を入れてしまったケースについても、1週間前など余裕を持ってリマインドメールを送ることで、無断キャンセルではなく電話キャンセルに移行できることもあるでしょう。

患者さんごとにキャンセル回数や理由などを細かく記録し、すぐに確認することができます。データをうまく活用できれば、ある程度キャンセル率を下げることも可能ですね。

○リコール率の向上

テレビCMなどで「予防歯科」という言葉を患者さんも目にするようになってきており、定期健診を受けたいという人が年々増えてきています。

歯科医院経営においてもリコール率を向上させることは重要な課題であり、定期的に患者さんにリコールハガキを送ったり、電話をしたりと手を講じられている医院様も多いかと思います。しかし、スタッフのコメントを一言添えたり毎月のハガキの管理をしたりと、手間もコストも意外とかかるものですよね。

予約システムなら定期的なメール配信を自動で行うことができます。一定期間来院が途切れている患者さんへボタン一つで一斉に案内メールの配信ができるので、スタッフの手間が大幅に軽減できます。例えば、6カ月後の定期健診の予約が入った際に、その時点で6ヶ月後のメール配信の設定が出来ますので、連絡漏れのミスを無くすことができます。

しかし、中にはメールを利用していない患者さんや手書きの文字に温かみを感じるのでハガキを希望される患者さんもいらっしゃるかと思いますので、患者さんに応じて使い分ける臨機応変さも肝要になってくるでしょう。

ここまで、予約システムの特徴や出来ることについて紹介してきましたが、次は実際の導入ポイントを紹介します。

予約システム導入のチェックポイント

予約システムは、一度導入したら長い期間使うものになりますので、単純に価格面で選ぶだけでなく、操作性・機能・サポート体制など総合的にご判断頂くのが良いかと思います。導入してみたものの企業の業績悪化によりサポートが終了してしまうなんてこともありますので、導入実績などもご確認頂くと良いかも知れませんね。

比較的高額の優良商品になってきますと、予約システムの情報を基に細かい経営分析を行える商品などもありますので、予約システムを導入される時は、その使用目的を明確に決めておきましょう。

予約システム導入チェックポイント例

・操作性は、自分やスタッフにあっているか?
・サポート内容は充実しているか?
・その企業の予約システムの実績はどうか?
・欲しい機能ははいっているか?

また、これからご開業される先生で予約システムの導入を迷われている先生がいらっしゃいましたら、ご開業時に導入しておくことをオススメします。後から予約システムを導入しようとしても、紙のアポイント帳に慣れてしまっているスタッフからの反発に合い「しばらくの期間運用されない」「予約システムを導入したけど結局利用していない」という医院も相当数あるようです。

ご開業時から医院の仕組みとして導入すれば、「せっかく予約システムを導入したのに…」というような問題も起こりませんし、何よりも予約システムはこれからの歯科医院経営の強い味方となっていくでしょう。

予約システムの特徴や導入ポイントについて紹介しました。予約システムを導入しようと考えている方は、インサイトでお取引のある企業を紹介することも可能ですので以下フォームよりお問合せください。

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