歯科の内覧会で予約を集めるポイントとコツとは?


歯科の内覧会で予約を集めるポイント

最近は、歯科医院の開業時に内覧会を行う医院が増えてきています。当社でもサービスを展開している「歯科医院の内覧会」について、今回は内覧会で予約を集めるポイントやコツを紹介します。

医院の内覧会に来場してもらうポイント

予約を取るにはまず内覧会に来てくれる人を集めなくてはいけません。周辺地域の方に「医院のオープンを知らせる」「内覧会をやっている事を認知してもらう」には、事前の広告のほか、当日の設営にも工夫すべきポイントがあります。

歩いている人に「内覧会を行っている」ことに気付いてもらう

まずは周辺を歩いている人に、歯科医院で内覧会をしていると気付いてもらう事が大切です。

具体的には、医院の近くに「のぼり」や看板を立て、楽しそうな音楽をかけるなどすると「あの辺りで何か楽しそうな事をしている」と気づいて貰えるでしょう。また、敷地内でお祭りなどの院外イベントをすると、より楽しそうな雰囲気が伝わり人の集まりが良くなります。

受付周りでは予約特典をアピールするディスプレイを設置すると「何かやっていそう」という印象を持って貰えます。また、開院時に頂いた祝い花を来場者から見やすい位置に置くと華やかさがプラスされると同時に、「新しい医院がオープンした」という事が伝わって良いでしょう。

もちろん、周辺環境(地域住民への影響・道路状況)や建物オーナーの考え方によってはのぼり・看板を置くのはNGだったり、音楽(騒音)はNGだったりなどと制約のある場合もあります。事前に状況を調べて周囲に迷惑が掛からないように配慮し、必要に応じて許可を貰うなどして、可能な範囲で対応していきましょう。

また、祝い花を飾る際には、当日の人の行き来(動線)を邪魔しない様に十分に注意しましょう。

医院への入りやすさを重視して、来場の敷居を下げる

内覧会に気付いてもらったら、次は来場までのハードルを下げることを考えましょう。

例えば、外から屋内に入るのにいちいち靴の履き替えがあると「面倒くさい」という印象を人に与えてしまいますし、靴の汚れ・紛失などのトラブルも起きかねません。そのため、内覧会開催中だけは床にビニールシートを敷くなどして土足でも入室OKにすると、内覧会に参加する敷居が低くなりますし、開催側としてもリスク回避につながるでしょう。

入口は開け放して、その周りにスタッフを少人数配置し、入りやすい雰囲気を作りましょう。例えガラスの自動ドアでも、入口が開いていた方が外から見かけただけの人にも医院の中の雰囲気が伝わり、入り難いハードルがぐっと下がります。また、入口にたくさんのスタッフが並んでいると圧迫感があり、来場された方が気後れしてしまうので、1~2名程度のスタッフを置いたら残りは見えない場所に待機するなどして圧迫感を与えない様に心がけましょう。

来場から予約へつなげるコツとは?!

医院に来場してもらったら、次は院内を案内しながら予約へとつなげます。単に予約を勧めればして頂けるものでもないので、ポイントを押さえて実際の予約につなげていきましょう。

説明より世間話や感じの良さが予約につながる

内覧会の時は、先生や衛生士さんが治療説明や豊富な知識が伝わる話をした時より、ちょっとした世間話が出来る人や、人当たりの良いスタッフさんが対応した時の方が予約につながりやすい傾向にあります。内覧会には多くの方が来場されるので、対応する人員もそれなりに必要になります。知人や家族に感じの良い人がいたら、その方に協力をお願いする事も検討しておきましょう。

院内イベントからの予約はリピーターになりやすい

院内イベントに参加される方は、通常の来場者より予約へつながりやすく、リピーターになってくれる方が多い傾向にあります。院内イベントでは、その事をより意識して参加者の方とお話しすると良いでしょう。

院内イベント実施の注意

院内イベントで「口腔内チェック」「矯正相談イベント」などを実施する場合、医院の人員構成によっては注意が必要です。内覧会中、院長先生は出来るだけ多くの方と挨拶できるように自由に動ける状態にあることが重要なので、歯科医師が院長しかいない場合、ドクターの時間が拘束される院内イベントの開催はおすすめできません。

また、商業施設内など大人数の来場が見込まれる場合や、院内に十分なスペースがない場合も、よかれと思って実施したイベントが却って混乱を招いてしまい、予約につながりにくくなってしまうことがあるので、開催は見送った方が良いでしょう。

導入機材や設置物、掲示物で医院をしっかりアピール

例えば、ファミリー層の方をご案内する場合、医院にガチャガチャや、治療中に小さなお子さんがアニメや映画が見られるタブレットやモニターなどを設置し、案内の際に一言そえるだけで、「お子様向けに力を入れている」「小さなお子さんをいるお母さんへの配慮を感じる」など、アピールでき予約へとつながりやすくなる事があります。

他にも、来場者の方が歯の診療や来院に関して不安を抱えている点があり、院内の機材や設備などをご紹介する事で解消できそうな事があればお伝えしていきましょう。

魅力的な予約特典

医院を見学し終わった後、予約を取るか迷われている方には、「本日予約頂ければ、○○を差し上げています」などの予約特典で気持ちを一押しできます。この予約特典を選ぶ時は「来場者の方が喜びそうなもの」にすることがポイントです。当社で開業される先生がよくご用意されるものとしては、歯ブラシや歯磨剤、フロスなどがあります。皆さん歯の診療に興味があり歯科の内覧会にご参加されているので、関連のある商品の方がユニークですし、手配もしやすいでしょう。

また、口腔ケアグッズであれば万が一余ってしまったとしても、オープン後に院内で販売する事が出来るので、物販の観点からもオススメです。物販については「歯科医院の物品販売のディスプレイ方法とは?物販売上を伸ばすポイント!」で詳しくお話しているので参考にして下さい。

予約だけではなく、口コミにつながる内覧会

内覧会を実施するメリットとして、口コミを通した宣伝につながりやすいことがあげられます。より口コミにつながりやすくするためにも、やるべき事のポイントを押さえておきましょう。

プラスアルファのサービス提供で口コミにつながる

人は想定以上のサービス提供を受けた時に、誰かに勧めようという心理が働きやすくなります。想定以上のサービスと言っても難しいことではなく、雨が降っていたらタオルを差し出すなどといった、ささいな心遣いで十分です。このような心遣いが良い口コミを広げる要因になっていくので、思いやりの心を持ち、できる事を実践していきましょう。

内覧会中には予約しなくても問合せがあるオープンキャンペーン

内覧会中はオープン記念として、自費診療のキャンペーンを実施するなどもお勧めです。実際に内覧会には来ていなくても、口コミを聞いて問合せをしてきた方がいた、などという先生の声をよく伺います。ただし、キャンペーンは自費診療に限りますし、ちらしなどには記載できないので注意しましょう。(参考:医療広告規制

運営する上で大切なポイント

ここまで、来場しやすくする、予約へつなげやすくするコツを紹介しましたが、内覧会の運営についてもいくつか押さえておく点があります。

スタッフの応対が何よりも重要

来場者は内覧会を通して、どんな医院なのか、どんな雰囲気なのかという事をよく見ています。スタッフの応対一つで予約につながるかどうかが変わる事もあるので、事前のスタッフ研修と接遇練習をしておく事が何よりも大切です。開業後の集患に直結するので、ここで予約につなげられるように高い意識を持って運営にあたりましょう。

予約はスタッフ全員でとれるもの

先ほども伝えた通り、スタッフの協力無しに内覧会の運営はできません。スタッフのモチベーションを上げチームワークを強化するために、目標達成の暁には特別手当や食事会などといった、ちょっとしたご褒美を用意しておくのも良いでしょう。

内覧会の目的を見失わない

内覧会ではあれもしたい、これもしたいと、イベントのアイディアがたくさん出てくることも多いかと思います。「来場された方に喜んでほしい」という思いからイベントをたくさん実施したくなるお気持ちも分かりますが、内覧会の本来の目的を見失ってしまっては本末転倒です。

「歯科医院に来る敷居を下げる」
「医院の雰囲気をアピールする」
「予約をとってもらう」

内覧会は、この3つを目的に行っています。イベントを追加することで却って目的達成の弊害にならないかどうかを常に検証し、内覧会を成功に導く運営を行いましょう。

内覧会で予約を集めるコツとポイントでした。

普段のお仕事で歯科診療の道に邁進されていると、このような会の運営をいきなり任されてもどうしたら良いか中々分かりませんよね。開業の準備と並行して内覧会の設営やスタッフ教育まで、大変すぎて手が回りきらなくなる事もあるでしょう。そんな時はプロに支援を頼むのも選択肢の一つです。

弊社では開業時の内覧会支援サービスを提供しておりますので、ご興味がありましたらお問合せ下さい。

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そもそも内覧会をすべきかどうか、迷われている先生もいらっしゃる事でしょう。また、内覧会に限らず、もしご自身の開業に関しお悩みの事がありましたら、当社まで一度ご相談下さい。ご相談は無料で承っておりますので、お気軽にご利用下さい。