歯科開業時やリニューアル時などに開催される歯科クリニックの内覧会は、主催する歯科医師の先生やオープニングスタッフにとって患者さんとの最初の接点となる大切なイベントです。
この内覧会を成功させ、良好なクリニック経営のスタートを切るためには、成功させるためのポイントだけではなく、やってはいけないことも事前に理解してNG行動を予防する事も大事です。
本記事では、開業準備で忙しい中、つい見落としがちな内覧会のNG行動と最適案を４つのポイントにまとめ、注意点をご紹介します。
歯科クリニック内覧会でやってはいけないこと４選
1. 参加者に配慮のない時間設定
歯科クリニックの内覧会は、地域の患者様にとって、クリニックの雰囲気や設備、診療に携わるドクターやスタッフの印象を知る貴重な機会になります。そのため、開催日時は地域の方々が参加しやすい日時で設定し、多くの人にご来院頂ける環境作りが重要になります。
地域の環境にもよりますが、一般的には、就業者などが来院し難い平日の日中や、小さなお子様連れの方にとって負担となる早朝や夜間の時間帯などは避けた方が無難です。
具体的には、土日祝日の午前中～夕方の時間帯など、周辺地域の方々の来院のしやすさに配慮した日時を検討しましょう。
2. 説明不足による不安感の醸成
歯科クリニックの内覧会では、クリニックの理念や診療方針、設備の特徴などを分かりやすく説明することが大切です。ご案内したスタッフの説明が不足していたり、自信がなさそうに対応されると、聞いている参加者の方も不安を感じ、返ってクリニックへの信頼感を損なう可能性があるので注意が必要です。
特に、初めて開業される歯科医師の先生は、その地域での診療実績がまだないため、内覧会を通して自分の専門分野や強みを明確に伝え、患者様とのコミュニケーションを円滑に進める努力がより必要とされます。
初めて歯科クリニックで働くスタッフには接遇経験がない方もいますので、内覧会での接遇を円滑に行うには、当日の受け答えマニュアルなどを用意して、スタッフ同士でロールプレイングなどの簡単な研修を行っておくと良いでしょう。
また、歯科クリニックの内覧会では、参加者が知りたい情報を分かりやすく提供する必要があります。
例えば診療時間、料金、予約方法などを具体的にお伝えしておくと、参加者がクリニックやスタッフに信頼感を持ち、診療の必要が生じた際に内覧会に参加したクリニックを選びやすくなるので、これらの説明も必ず行いましょう。
3. 魅力を感じられない空間演出
歯科クリニックの内覧会は、周辺地域の方々にクリニックの雰囲気を伝える重要な機会となります。参加者が心地よく過ごせる空間を演出する事がクリニックのイメージアップにつながるので、清潔感があり、リラックスできる院内の雰囲気作りを心がけましょう。
逆に、雑然とした印象や、医療的・営業的な雰囲気が強すぎる空間は、参加者に不安や緊張感を与え、クリニックへの興味を損なわせる可能性があります。
開業直前は忙しく、細部にまで気を配るのは難しいですが、備品は所定位置やバックヤードに格納する、背広・作業着姿の関係業者の立ち入りを極力開催時間外にしてもらうなど、参加者がどう感じるかという視点に立って、院内の雰囲気作りに気を配りましょう。
4. おもてなしの不足による不信感
歯科クリニックの内覧会では、参加者への丁寧な対応が重要です。受付での対応から始まり、院内の案内・説明、悪天候時のお声がけ、事前予約のお薦め、最後のお見送りなど、あらゆる場面において、患者に心地よさを感じてもらえる接遇でおもてなししましょう。
また、簡易な来場者プレゼントなどがあると、参加者の満足度を高める一助となります。例えばそれが歯ブラシや歯磨き粉など歯科クリニックならではの品であると、地域の健康を守っていくという歯科クリニック開業の意義も伝わり、効果的です。
上記以外にも、歯科クリニックの内覧会では様々な注意点があります。初めての開業では、不安や疑問も多く、全てを完璧にこなすのは難しいものです。開業される先生お一人で全てを運営するのが大変な場合には、専門家に相談する事も一つの手段として考えて良いでしょう。
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